Selasa, 24 November 2009

Sejarah Knowledge Management

•KM sudah lama dimplementasikan jauh sebelum istilah KM diperkenalkan
•1969 ARPANET sebagai cikal bakal jaringan internet
•Fase-fase perkembangan meliputi:
–1800 -> industrialisasi
–1850 -> transportasi
–1900 -> komunikasi
–1950 -> komputerisasi
–1980 -> visualisasi
–2000 -> personalisasi

Apa itu Knowledge Management ?

KM merupakan bidang ilmu multidisiplin yang mencakup banyak hal.

Dari perspektif proses/teknologi :
•KM adalah sebuah konsep dimana informasi diubah menjadi pengetahuan dan tersedia dalam bentuk yang dapat digunakan bagi orang yang membutuhkan
•KM System adalah penyimpanan virtual terhadap informasi relevan yang kritis untuk tugas-tugas harian pada organisasi
•KM adalah pendekatan sistematis untuk mengelola penggunaan informasi untuk meyediakan aliran pengetahuan yang memungkinkan pengambilan keputusan yang efisien dan efektif

Multidisiplin Knowledge Management

•Ilmu keorganisasian
•Ilmu kognitif
•Linguistik
•Teknologi informasi -> knowledge-based system, database technology, information management
•Ilmu kepustakaan
•Teknik penulisan dan jurnalisme
•Antropologi dan sosiologi
•Pendidikan dan pelatihan
•Ilmu komunikasi
•Teknologi kolaborasi -> intranet, ekstranet, portal, web technologies

Jenis dan Bentuk Pengetahuan

Pengetahuan manusia dimulai sejak manusia mengenal informasi,
kemudian informasi yang didapat selanjutnya diteruskan kepada orang lain
melalui komunikasi. Komunikasi berlangsung antara manusia dengan manusia,
baik itu komunikasi secara langsung maupun tidak langsung. Kemudian,
pengetahuan dan informasi tersebut bergerak dinamis melalui organisasi dalam
berbagai cara, tergantung bagaimana organisasi memandangnya. Jika kita melihat
situasi saat ini, dimana hal yang pasti adalah ketidakpastian, maka ada satu hal
pasti yang akan menjadi sumber utama organisasi untuk mendapatkan
keberhasilan jangka panjang dan untuk tetap kompetitif, hal tersebut adalah
pengetahuan. Pengetahuan bagi organisasi merupakan modal intelektual yang
dapat dibeda–bedakan menurut jenis pengetahuan yang dimiliki seseorang.
Dilihat dari jenisnya, ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan
explicit dan pengetahuan tacit. Seperti yang dikemukakan oleh Polanyi (1967)
bahwa, Pengetahuan juga bisa dibagi menurut pengetahuan tacit dan explicit.
Gambar berikut ini menjelaskan tentang bentuk dari pengetahuan :




• Tacit
– Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan (misalnya
keahlian seseorang)
– Penting untuk kreatifitas dan inovasi
– Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi
– Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimiliki oleh ahli
• Explisit
– Dapat dikodifikasi/formulasi
– Dikonversikan ke tacit dengan pemahaman dan penyerapan
– Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll
Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka,
disebarkan dalam bentuk data, rumus, spesifikasi, dan manual. Pengetahuan tacit
sifatnya sangat personal, sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan dan
disebarkan kepada orang lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa Explicit
Knowledge merupakan bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/
terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari.
Contoh manual, buku, laporan, dokumen, surat, file-file elektronik, dsb.
Sedangkan Tacit Knowledge, merupakan bentuk pengetahuan yang masih
tersimpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir,
wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya.

Menurut Polanyi, selalu ada pengetahuan yang akan tetap tacit, sehingga
proses menjadi tahu (knowing) sama pentingnya dengan pengetahuan itu sendiri.
Selain itu, ada pandangan yang menganggap bahwa semua pembelajaran terjadi di
dalam kepala manusia, sebuah organisasi belajar melalui dua cara saja :
(a) Dengan kegiatan belajar anggota – anggotanya
(b) Dengan menyerap anggota baru yang memiliki pengetahuan yang tidak
dimiliki organisasi itu (Simon, 1991: 126).
Sedangkan menurut Moran dan Goshal (1996), pengetahuan diciptakan
melalui dua cara, yaitu : penggabungan (kombinasi) dan pertukaran. Dalam situasi
di mana pengetahuan dimiliki oleh pihak – pihak yang berbeda, maka pertukaran merupakan prasyarat bagi penggabungan pengetahuan. Modal intelektual pada
umumnya diciptakan melalui proses penggabungan pengetahuan dari pihak
berbeda, oleh karena itu, modal ini tergantung kepada pertukaran antar pihak yang
terlibat. Kadang – kadang pertukaran ini melibatkan perpindahan pengetahuan
explicit, baik yang dimiliki secara individual maupun kolektif.

Di sisi lain, I Made Wiryana dan Ernianti Hasibuan (2002) memiliki
pandangan lain tentang pengetahuan. Mereka mengelompokkan knowledge
(pengetahuan) menjadi 3 jenis yaitu :
· Tacit knowledge
Pada dasarnya suatu informasi akan menjadi tacit knowledge ketika diproses
oleh pikiran seseorang. Knowledge jenis ini biasanya belum dikodifikasikan
atau disusun dalam bentuk tertulis. Dalam knowledge ini termasuk intuisi,
cognitive knowledge. Tacit knowledge seperti intuisi, dan pandangan biasanya
sangat sulit untuk dikodifikasikan. Biasanya pengetahuan ini terkumpul
melalui pengalaman sehari-hari pada pelaksanaan suatu pekerjaan.
Pengetahuan jenis ini akan menjadi explicit knowledge ketika
dikomunikasikan kepada pihak lain dengan format yang tepat (tertulis, grafik
dan lain sebagainya).
· Explicit Knowledge
Pengetahuan yang telah dikodifikasi atau dieksplisitkan. Jadi biasanya telah
direpresentasikan dalam suatu bentuk yang tertulis dan terstruktur
pengetahuan jenis ini jelas lebih mudah direkam, dikelola dan dimanfaatkan
serta ditransfer ke pihak lain.
· Shared Knowledge
Explicit knowledge yang digunakan bersama-sama pada suatu komunitas.
Dalam suatu komunitas, agar terjadi akselerasi dalam wilayah pembahasan
pengetahuan itu sendiri, maka biasanya tacit knowledge akan ditransformasikan
menjadi explicit knowledge. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat tulisan,
laporan dan lain sebagainya. Memang tidak semua tacit knowledge dapat diubah
menjadi explicit knowledge. Pada tahapan berikutnya agar dapat dimanfaatkan
oleh komunitas, ataupun agar dapat dilakukannya peer-review untuk perbaikan,
pengetahuan itu sendiri akan dicoba ditransformasikan sebagai suatu bentuk
shared knowledge yang dapat digunakan bersama-sama oleh anggota komunitas.
Hal ini misal dilakukan melalui media publikasi.
Proses penciptaan pengetahuan adalah proses spiral yang merupakan
interaksi antara pengetahuan tacit dan eksplisit. Interaksi dari pengetahuan ini
menghasilkan pengetahuan baru. Ada empat langkah penciptaan pengetahuan

Socialization
Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi pengetahuan tacit antar individu.
Istilah sosialisasi digunakan, karena pengetahuan tacit disebarkan melalui
kegiatan bersama – seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama – bukan
melalui tulisan atau instruksi verbal. Dengan demikian, dalam kasus tertentu
pengetahuan tacit hanya bisa disebarkan jika seseorang merasa bebas untuk
menjadi seseorang yang lebih besar yang memiliki pengetahuan tacit dari orang
lain.

Externalization
Eksternalisasi membutuhkan penyajian pengetahuan tacit ke dalam bentuk
yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Pada tahap
eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan
menjadi satu dengan kelompok tersebut. Dalam prakteknya, eksternalisasi
didukung oleh dua faktor kunci. Pertama, artikulasi pengetahuan tacit – yaitu
konversi dari tacit ke eksplisit – seperti dalam dialog. Kedua, menerjemahkan
pengetahuan tacit dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami, misal
dokumen, manual, dsb.

Combination
Kombinasi meliputi konversi pengetahuan eksplisit ke dalam bentuk
himpunan pengetahuan eksplisit yang lebih kompleks. Dalam prakteknya, fase
kombinasi tergantung pada tiga proses berikut:
- Pertama, penangkapan dan integrasi pengetahuan eksplisit baru – termasuk
pengumpulan data eksternal dari dalam atau luar institusi kemudian
mengkombinasikan data - data tersebut.
- Kedua, penyebarluasan pengetahuan eksplisit tersebut melalui presentasi
atau pertemuan langsung.
-Ketiga, pengolahan pengetahuan eksplisit sehingga lebih mudah
dimanfaatkan kembali – misal menjadi dokumen rencana, laporan, data
pasar, dsb.

Internalization
Internalisasi pengetahuan baru merupakan konversi dari pengetahuan
eksplisit ke dalam pengetahuan tacit organisasi. Individu harus mengidentifikasi
pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam organizational
knowledge tersebut. Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam dua
dimensi. Pertama, penerapan pengetahuan eksplisit dalam tindakan dan praktek
langsung. Contoh melalui program pelatihan. Kedua, penguasaan pengetahuan
eksplisit melalui simulasi, eksperimen, atau belajar sambil bekerja.