Sejarah Knowledge Management

•KM sudah lama dimplementasikan jauh sebelum istilah KM diperkenalkan
•1969 ARPANET sebagai cikal bakal jaringan internet
•Fase-fase perkembangan meliputi:
–1800 -> industrialisasi
–1850 -> transportasi
–1900 -> komunikasi
–1950 -> komputerisasi
–1980 -> visualisasi
–2000 -> personalisasi

Apa itu Knowledge Management ?

KM merupakan bidang ilmu multidisiplin yang mencakup banyak hal.

Dari perspektif proses/teknologi :
•KM adalah sebuah konsep dimana informasi diubah menjadi pengetahuan dan tersedia dalam bentuk yang dapat digunakan bagi orang yang membutuhkan
•KM System adalah penyimpanan virtual terhadap informasi relevan yang kritis untuk tugas-tugas harian pada organisasi
•KM adalah pendekatan sistematis untuk mengelola penggunaan informasi untuk meyediakan aliran pengetahuan yang memungkinkan pengambilan keputusan yang efisien dan efektif

Multidisiplin Knowledge Management

•Ilmu keorganisasian
•Ilmu kognitif
•Linguistik
•Teknologi informasi -> knowledge-based system, database technology, information management
•Ilmu kepustakaan
•Teknik penulisan dan jurnalisme
•Antropologi dan sosiologi
•Pendidikan dan pelatihan
•Ilmu komunikasi
•Teknologi kolaborasi -> intranet, ekstranet, portal, web technologies

MENGAPA MEMBUTUHKAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN?

Era global sedang bergulir kencang. Tantangan berupa turbulensi semakin gencar. Berbagai jenis informasi semakin saling berseliweran saja. Perusahaan yang menjauh dari era ini akan  terpuruk. Pasalnya tantangan masa kini adalah bagaimana menguasai atau mengatasi banyaknya informasi dan pengetahuan yang berasal dari segala penjuru dunia. Bagaimana perusahaan mengorganisasi informasi dan pengetahuan seoptimum mungkin? Bagaimana perusahaan memfasilitasi diseminasi informasi? Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut merupakan alasan  mengapa manajemen pengetahuan dibutuhkan. Bagi perusahaan yang tergolong sebagai organisasi belajar maka manajemen pengetahuan sudah menjadi kebutuhan.

Natarajan dan Shekar (2000) dalam Jamaliah Abdul Hamid (Understanding Knowledge Management, 2003) mendefinisikan Manajemen Pengetahuan sebagai kegiatan terstruktur dari organisasi dalam rangka memperbaiki kapasitas organisasinya. Caranya adalah dengan memperoleh, membagi, dan memanfaatkan pengetahuan untuk meningkatkan derajat kelangsungan hidup dan keberhasilan organisasi. David dan Associate (1997) mengatakan bahwa manajemen pengetahuan adalah suatu proses yang sistematik dalam menciptakan, mengumpulkan, mengorganisasikan, mendifusikan, memanfaatkan, dan mengeksploitasi pengetahuan. Dari definisi tersebut maka ada empat subsistem dari manajemen pengetahuan yakni mendapatkan, menciptakan, menyimpan,  dan mentransfer-memanfaatkan pengetahuan.

Setiap perusahaan tentu saja berorientasi pada kebutuhan konsumen. Untuk itu perusahaan seharusnya membutuhkan informasi yang menyangkut dinamika pola perilaku pasar. Kebutuhan konsumen dan pelanggan semakin dinamis dengan semakin tingginya tingkat pendidikan dan pendapatan mereka. Tuntutan konsumen terhadap mutu produk (barang dan jasa) dan pelayanan misalnya mendorong perusahaan untuk menelaah kembali proses produksi, distribusi, promosi, dan pelayanan. serta model dan fasilitas pelayanan. Untuk itu perusahaan perlu memperoleh informasi tentang jenis teknologi produksi dan sistem pelayanan yang mutahir. Apa saja teknologi yang layak ditinjau dari sisi teknis, finansial dan ekonomi. Disamping itu perusahaan pun membutuhkan peningkatan mutu sumberdaya manusianya. Untuk itu pengetahuan tentang metode rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan sumberdaya manusia menjadi hal yang vital.

Sistem  yang diciptakan merupakan suatu keterkaitan yang komprehensiv dari informasi dan pengetahuan dari beragam sumber seperti  kalangan praktisi, ilmuwan, dan pengamat. Data dan informasi diolah, dianalisis, dan sejauh mungkin disintesis yang kemudian dipakai untuk menyusun strategi bisnis perusahaan. Tidak tertutup kemungkinan sistem ini memotivasi para karyawan untuk bekerja berbasis pengetahuan. Artinya mereka akan selalu meningkatkan mutu kinerjanya semaksimum mungkin lewat proses pembelajaran yang bersinambung. Pada gilirannya penerapan manajemen pengetahuan sebagai sistem akan meningkatkan pertumbuhan kinerja bisnis perusahaan.

Keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan sangat bergantung pada beberapa faktor. Yang pertama adalah kualitas pemimpin perusahaan yang didukung semua lini. Disini sang pemimpin, katakanlah manajemen menengah,harus komit dan taatasas dalam menerapkan dan mengembangkan sistem secara partisipatif dan integral. Yang kedua adalah dukungan budaya kerja berbasis pengetahuan di kalangan manajemen dan karyawan. Secara eksplisit budaya pengetahuan akan memperkuat budaya kerja yang ada. Dan yang ketiga, karena sebagai sistem maka manajemen pengetahuan harus merupakan sistem bisnis perusahaan yang total. Artinya subsistem manajemen pengetahuan berkaitan dengan subsistem lainnya seperti dengan subsistem-subsistem  manajemen SDM, manajemen finansial, manajemen kompensasi, manajemen produksi, manajemen pemasaran.

PENDEKATAN PENGEMBANGAN MANAJEMEN PENGETAHUAN

Manajemen pengetahuan bukan perkara yang sederhana, karena luas dan
kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun
model untuk manajemen pengetahuan. Manajemen Pengetahuan dilaksanakan
dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System
(KMS). Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan
pendekatan tiga-cabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu – Manusia
(People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology). Penekanan terhadap
tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi.
Berdasarkan model pendekatan di atas maka batasan dari knowledge
management sebagai berikut :

 

Model lain adalah yang dikemukakan oleh ahli lain yang membagi model
manajemen pengetahuan menjadi dua dimensi, sebagai berikut :

Dimensi pertama (bawah) terdiri dari aktifitas-aktifitas yang sangat
penting bagi proses penciptaan pengetahuan dan inovasi seperti :
· knowledge exchange,
· knowledge capture,
· knowledge reuse, dan
· knowledge internalization.
Secara keseluruhan, proses ini menciptakan sebuah organisasi
pembelajaran (learning organization) yaitu sebuah organisasi yang memiliki
keahlian dalam penciptaan, perolehan, dan penyebaran pengetahuan serta
mengadaptasikan aktifitasnya untuk merefleksikan pemahaman dan inovasi baru
yang didapat. Sedangkan dimensi kedua (atas) terdiri dari elemen yang memungkinkan
atau mempengaruhi aktifitas penciptaan pengetahuan, yaitu:
· Strategy – penyelarasan strategi organisasi dengan strategi KMS.
· Measurement – pengukuran yang diambil untuk menentukan apakah terjadi
perbaikan KM atau ada manfaat yang telah diambil.
· Policy – aturan tertulis atau petunjuk-petunjuk yang telah dibuat oleh
organisasi.
· Content – bagian dari knowledge-base organisasi yang ditangkap secara
elektronik.
· Process – proses-proses yang digunakan oleh knowledge worker organsisasi
dalam rangka mencapai misi dan tujuan organisasi.
· Technology – teknologi informasi yang memfasilitasi proses identifikasi,
penciptaan, dan difusi pengetahuan diantara elemen-elemen organisasi di
seluruh bagian organisasi. Peran penting teknologi dalam KMS adalah
memperluas jangkauan dan meningkatkan kecepatan transfer pengetahuan.
Peran ini sangat tergantung pada dua aspek yang paling banyak mendukung,
yaitu penyimpanan dan komunikasi.
· Culture – lingkungan dan konteks yang di dalamnya proses-proses KM
harus terjadi (sering disebut dengan istilah nilai, norma, dan praktek).

Knowledge Management dan Implementasinya

“When employees leave a company, their knowledge goes with them”

Pernah denger ada yang berucap seperti itu? Perusahaan gue lumayan sering kirim employee untuk berpartisipasi dalam sebuah public training, entah itu di dalam negeri maupun di luar negeri. Sayangnya, setelah training mereka paling banter cuma melakukan sesi knowledge sharing yang sangat sederhana. Syukur-syukur kalo ada yang mau bikin ulang slide presentasi dan bisa menyampaikan dengan baik. Sialnya kalo yang ikut training nggak share ilmunya, nggak kasih materi trainingnya, trus ujug-ujug resign. Maka pergilah si pengetahuan bersama si karyawan sedangkan perusahaan bahkan belum mendapatkan manfaat dari memberikan training tersebut.. :D

Ini adalah salah satu alasan kenapa menerapkan Knowledge Management (atau biasa disingkat KM). Alasan lainnya adalah untuk memudahkan proses belajar karyawan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Inti dari KM adalah me-manage intellectual capital dan intellectual assets “milik” perusahaan dan digunakan untuk meningkatkan performance perusahaan.

Menurut definisi konsultan internasional terkemuka Accenture, KM (Knowledge Management) adalah “suatu proses pengelolaan sistematis yang berkaitan dengan aktivitas penciptaan, pengumpulan, penyimpanan, dan pendistribusian informasi, pengetahuan, dan pengalaman untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi” (dikutip dari eBizzAsia).

Ada empat aspek yang bisa menentukan apakah knowledge management ini akan sukses diterapkan dalam sebuah perusahaan, yaitu:
1. Culture: An organization’s culture must encourage and support employees to share their knowledge and collaborate with others. Learning must be part of the organization’s culture (values and beliefs).
2. Technology: The use of intranet. This will enable employees to pull down or have pushed up to them the information they need.
3. Strategy: The development of indicators to evaluate success and effectiveness of knowledge management (e.g. evaluating how often the site is accessed by employees).
4. Reward: Reward structure which can promote sharing of knowledge between employees (e.g. point/ token for employee who upload info).

Apa aja sih isinya sebuah portal KM? Paling sederhana biasanya terdiri dari bahan-bahan training, e-book, jurnal, atau bahkan kebijakan perusahaan dapat dimasukkan dalam web KM. Ada juga yang memasukkan contoh proposal, report dan working documents kedalamnya. *dengan catatan, system security perusahaan sudah sangat mendukung untuk bisa memasukkannya dalam sebuah portal* . Dengan adanya KM ini, semua informasi menjadi dapat dengan mudah diakses dan dipelajari oleh seluruh karyawan, yang memudahkan proses learning & development karyawan tersebut.