Knowledge Management dan Implementasinya

“When employees leave a company, their knowledge goes with them”

Pernah denger ada yang berucap seperti itu? Perusahaan gue lumayan sering kirim employee untuk berpartisipasi dalam sebuah public training, entah itu di dalam negeri maupun di luar negeri. Sayangnya, setelah training mereka paling banter cuma melakukan sesi knowledge sharing yang sangat sederhana. Syukur-syukur kalo ada yang mau bikin ulang slide presentasi dan bisa menyampaikan dengan baik. Sialnya kalo yang ikut training nggak share ilmunya, nggak kasih materi trainingnya, trus ujug-ujug resign. Maka pergilah si pengetahuan bersama si karyawan sedangkan perusahaan bahkan belum mendapatkan manfaat dari memberikan training tersebut.. :D

Ini adalah salah satu alasan kenapa menerapkan Knowledge Management (atau biasa disingkat KM). Alasan lainnya adalah untuk memudahkan proses belajar karyawan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Inti dari KM adalah me-manage intellectual capital dan intellectual assets “milik” perusahaan dan digunakan untuk meningkatkan performance perusahaan.

Menurut definisi konsultan internasional terkemuka Accenture, KM (Knowledge Management) adalah “suatu proses pengelolaan sistematis yang berkaitan dengan aktivitas penciptaan, pengumpulan, penyimpanan, dan pendistribusian informasi, pengetahuan, dan pengalaman untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi” (dikutip dari eBizzAsia).

Ada empat aspek yang bisa menentukan apakah knowledge management ini akan sukses diterapkan dalam sebuah perusahaan, yaitu:
1. Culture: An organization’s culture must encourage and support employees to share their knowledge and collaborate with others. Learning must be part of the organization’s culture (values and beliefs).
2. Technology: The use of intranet. This will enable employees to pull down or have pushed up to them the information they need.
3. Strategy: The development of indicators to evaluate success and effectiveness of knowledge management (e.g. evaluating how often the site is accessed by employees).
4. Reward: Reward structure which can promote sharing of knowledge between employees (e.g. point/ token for employee who upload info).

Apa aja sih isinya sebuah portal KM? Paling sederhana biasanya terdiri dari bahan-bahan training, e-book, jurnal, atau bahkan kebijakan perusahaan dapat dimasukkan dalam web KM. Ada juga yang memasukkan contoh proposal, report dan working documents kedalamnya. *dengan catatan, system security perusahaan sudah sangat mendukung untuk bisa memasukkannya dalam sebuah portal* . Dengan adanya KM ini, semua informasi menjadi dapat dengan mudah diakses dan dipelajari oleh seluruh karyawan, yang memudahkan proses learning & development karyawan tersebut.